Reglement for studentaktiviteter

Reglement for studentaktiviteter gjelder regler og sanksjonsmuligheter tilknyttet medlemmer av Studentorganisasjonen i Agder (STA). Vedlegg 1-3 viser veiledning for allmøte, tidslinjer ved brudd på reglementet og prinsipper for organisasjonskultur og oppførsel, herunder en egen tidslinje, samt konsekvenser for brudd på dette.

§ 1 Formål med studentaktivitetene

Studentorganisasjonen i Agder (STA) ønsker et levende studentmiljø, med bredde og engasjement blant alle studenter. Hensikten med studentaktiviteter er å skape et godt sosialt miljø, kontinuitet og mer samarbeid på tvers av studieprogram, institutt og fakultet ved Universitetet i Agder (UiA).

§ 2 Medlemskap

Studentaktivitetene er en del av STA, og kan ikke ha vedtekter som er i strid med STAs vedtekter. Studentaktivitetene kan ha moderorganisasjoner. De skal opplyses om at de på ingen måte kan overstyre STA som organisasjon.

§ 2.1 Nye medlemskap

Studentaktiviteter og linjeforeninger tilknyttet UiA kan søke om medlemskap i STA.

§ 2.2 Søknad

§ 2.2.1 Søknad om nytt medlemskap skal inneholde det følgende; begrunnelse for medlemskap, vedtekter, liste over alle medlemmer og liste over styremedlemmer. Medlemslisten skal inneholde navn og studium til alle medlemmene. For at en ny aktivitet skal kunne søke om medlemskap i STA, skal den ha minimum 15 semesterregistrerte medlemmer, hvorav majoriteten tilhører UiA. Styret må bestå av minst 3 stykker, hvorav majoriteten tilhører UiA. Studentaktiviteter skal være åpne for alle semesterregistrerte studenter tilhørende Studentsamskipnaden i Agder (SiA). Studentaktiviteter betegnes som linjeforeninger når de er tilknyttet et eller flere studie(r), der studentene automatisk blir medlem. Linjeforeninger kan avgrense medlemskap på bakgrunn av studieretning.

Linjeforeninger er unntatt bestemmelsen om å fremlegge liste over alle medlemmer i søknaden.

§ 2.2.2 Fristen for å levere søknad om nytt medlemskap er 4 uker før påfølgende studentparlamentsmøte. Ved levering av søknad til STA skal nye studentaktiviteter ha innkalt og avholdt allmøte for opprettelse. Allmøtet skal avholdes på det studiestedet hvor studentaktiviteten opprettes. jf. vedlegg 1 om allmøte.

§ 2.3 Behandling i Studentparlamentet

Studentparlamentet vurderer og godkjenner søknader.

Studentaktiviteter, som søker medlemskap i STA, må holde et innlegg på inntil 5 minutt til Studentparlamentet der de redegjør for hvorfor de ønsker å bli medlem.  Studentparlamentet skal ha anledning til å stille studentaktiviteten spørsmål. Dersom studentaktiviteten avstår fra å holde et innlegg, vil ikke Studentparlamentet realitetsbehandle søknaden.

§ 3 Rettigheter

Som medlem av STA har studentaktivitetene følgende rettigheter:

  1. Rett å uttale seg i saker som berører dem
  2. Rett å få hjelp av STA i saker som berører dem
  3. Mulighet til å låne kontorplass, så lenge det er gjennomførbart og i henhold til eksisterende husreglement.
  4. Mulighet til å låne bil, kopimaskin, telefon, kamera og annet utstyr, så lenge det er praktisk gjennomførbart og i henhold til eget utstyrsreglement
  5. Mulighet til å ha posthylle på STA-kontorene
  6. Mulighet til stå gratis på stand under studiestarfestivalen, jf. avtale med SiA
  7. Mulighet til å profileres på STA sine nettsider
  8. Mulighet til å stå på stand i Vrimlehallen/Gata uten å betale
  9. Mulighet til å benytte seg av møterom på campus, på Alibiet og i andre etasje på Bluebox i henhold til gjeldende husreglement
  10. Mulighet til å ta i bruk festlokaler på Alibiet/i Kjelleren i henhold til eksisterende husreglement

§ 4 Plikter

Som medlem av STA har studentaktivitetene følgende plikter:

  1. Ha eget organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret
  2. Ha egen organisasjonskonto, uavhengig av eventuelle moderorganisasjoner eller andre tilknyttede organisasjoner
  3. Ha egne vedtekter
  4. Ha en egen, fast mailkonto tilknyttet til aktiviteten
  5. Delta på møter innkalt av STA
  6. Være synlige for medlemsmassen, og ha minst to aktiviteter i semesteret.
  7. Levere aktivitetsrapport to ganger i året
  8. Holde seg oppdatert på informasjon fra STA, og sørge for at STA har oppdatert kontaktinformasjon på sittende styre
  9.   Sjekke posthyllen regelmessig
  10. Sørge for at STA til enhver tid har en beskrivelse på norsk og engelsk av studentaktiviteten, som kan brukes til å informere studentmasse.
  11. Innkalle til valg av nytt styre 14 dager før møtedato, der det tydelig fremgår hvilke verv man kan stille til. Årsmøter og valgforsamlinger skal skje på et tidspunkt hvor det er rimelig å anta at flertallet av medlemsmassen har mulighet til å delta.

§ 5 Brudd på reglementet

Brudd på reglementet vil få konsekvenser. Eksempler på konsekvenser kan være erstatning av utstyr, ekskludering og utestengelse fra STA. Tidslinjer for konsekvenser er beskrevet i Vedlegg 2 – Tidslinjer.

§ 6 Oppløsing av en studentaktivitet

En oppløsning av en studentaktivitet skal skje i samråd med STA. Eventuelle gjenværende midler skal tilbakeføres fondet for studentsosiale midler, om ikke særskilte krav foreligger. STA har ansvar for, og refordeler, utstyr, i samråd med SiA.

Vedlegg 1 – veiledning

Dette dokumentet er ment som en veiledning for hvordan et allmøte kan innkalles og avholdes.

Det vises til § 2.2 – Søknad, som sier; Ved levering av søknad til STA skal nye studentaktiviteter ha innkalt og avholdt allmøte for opprettelse. Allmøtet skal avholdes på det studiestedet hvor studentaktiviteten opprettes

Et allmøte skal være åpent for alle semesterregistrerte studenter ved Universitetet i Agder.

Studentaktiviteten bør innkalle til et allmøte senest 14 dager før allmøte skal avholdes.

Innkallingen bør inneholde følgende punkter:

a) Hvem som innkaller til møtet
b) Formålet med møtet
c) Sted og tid for møtet
d) Saksliste til møtet

Måter å utlyse allmøtet på kan være å:

a) Bruke skjermene på campus
b) Bruke sosiale medier

Eksempler på saker som bør behandles:

a) Konstituering av allmøtet
b) Valg av ordstyrere/møteleder
c) Godkjenning av innkalling
d) Godkjenning av vedtekter
e) Valg av styre til aktiviteten

Vedlegg 2 – tidslinjer

1. Manglende levering av aktivitetsrapport

a) Første gang en studentaktivitet ikke leverer aktivitetsrapport;
Studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at det er obligatorisk å levere aktivitetsrapport.
b) Andre gang en studentaktivitet ikke leverer aktivitetsrapport;
Studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at de har fått to advarsler i STAs system, og innkalles deretter til et pliktig møte med STA.
c) Tredje gang en studentaktivitet ikke leverer aktivitetsrapport;
Studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at de har fått tre advarsler i STAs
system, og at det vil bli reist en utestengelsesak mot studentaktiviteten. Saken vil behandles av Studentparlamentet.

2. Manglende deltakelse på møter innkalt av STA

a) Første manglende deltakelse på møter innkalt av STA;
Studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at det er obligatorisk å delta på møter innkalt av STA.
b) Andre manglende deltakelse på møter innkalt av STA;
Studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at de har fått to advarsler i STAs system, og innkalles deretter til et pliktig møte med STA
c) Tredje manglende deltakelse på møter innkalt av STA;
Studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at de har fått tre advarsler i STAs system, og at det vil bli reist en utestengelsesak mot studentaktiviteten. Saken vil behandles av Studentparlamentet.

3. Ved brudd på STAs reglement for studentaktiviteter

a) Første brudd på STAs reglement for studentaktiviteter;
Studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at de er pliktig til å følge STAs reglement for studentaktiviteter
b) Andre brudd på STAs reglement for studentaktivtetene;
Studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at de har fått to advarsler i STAs system, og innkalles deretter til et pliktig møte med STA
c) Tredje brudd på STAs reglement for studentaktivtetene;
Studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at de har fått tre advarsler i STAs system, og at det vil bli reist en utestengelsesak mot studentaktiviteten. Saken vil behandles av Studentparlamentet.

4. Fjerning av advarsler

Om en studentaktivitet har fulgt alle reglement og vedtekter gjennom 12 måneder uten  å ha fått nye advarsler, blir en advarsel tatt bort.

Vedlegg 3 – Prinsipper for organisasjonskultur og oppførsel

Prinsipper for oppførsel og organisasjonskultur i Studentorganisasjonen i Agder

Studentorganisasjonen i Agder (STA) ønsker en kultur hvor alle medlemmene inkluderer og respekterer hverandre. Prinsippene i dette dokumentet gjelder alle medlemslagene til STA. Prinsippene har som formål å bidra til ønsket om en inkluderende organisasjon, samt gir retningslinjer til hvordan man opprettholder en god organisasjonskultur. Dokumentet sier også noe om hvordan medlemmer i foreninger kan melde fra til STA om uønskede forhold, hvordan antatte brudd følges opp, samt konsekvenser. Det forventes at alle medlemmer i organisasjonen følger disse prinsippene.

Prinsipper 

  • Alle skal følge seg velkommen og respektert i STA. Dette betyr at man skal avstå fra uttalelser og/eller fysisk atferd som oppleves som ubehagelig, diskriminerende, trakasserende eller krenkende for andre.
  • Alle har et ansvar for å bidra til et inkluderende miljø, både ved formelle og uformelle
  • Alle skal vise respekt for hverandres grenser.
  • Press rundt bruk av alkohol og andre rusmidler skal ikke finne sted.
  • Ved alle arrangement i regi av en studentaktivitet eller linjeforening skal man ha 1-2 tillitspersoner.

Melde ifra og oppfølging av meldingen

  • Et antatt brudd på prinsippene kan meldes inn til alle medlemmene i STA-styret og STAs organisasjonskonsulent. Det er leder av STA-styret som følger dette opp. I de tilfeller et mulig brudd på prinsippene omhandler leder, eller leder er inhabil, skal nestleder følge opp arbeidet.
  • Innmeldte saker skal løses på lavest mulig nivå. Dette betyr at i de tilfeller det foreligger et antatt brudd på prinsippene skal STA-styret, ved leder, informere leder til den foreningen det gjelder. I de tilfeller et antatt brudd på prinsippene omhandler leder, eller leder er inhabil, skal nestleder informeres. Leder av STA-styret skal deretter innkalle involverte parter til en samtale. Avhengig av sakens omfang gjennomføres møtet individuelt eller samlet.
  • STA-styret, ved leder, skal i samarbeid med studentaktiviteten eller linjeforeningen det gjelder følge opp tiltak for medlemmer som melder ifra- og blir meldt ifra om. STA-leder og styret skal også, i samarbeid, finne løsninger for å forhindre lignende hendelser i framtiden.
  • Det er anledning å melde inn mulige brudd på prinsippene
  • I de tilfeller hendelser går ut over en students læringsmiljø ved Universitetet i Agder, er det universitetet selv som skal følge opp saken. Saken må da meldes inn formelt av den personen det gjelder. STA-styret, ved den som følger opp et antatt brudd, står fritt til å bli konsultert av universitetet i de tilfellene en sak har oppstått.
  • I de tilfeller det foreligger mistanke om lovbrudd skal universitetet konsulteres og politiet kontaktes.

Konsekvenser ved brudd på STAs reglement for studentaktiviteter, herunder prinsipper for oppførsel- og organisasjonskultur:

a) Ved første antatte brudd på STAs prinsipper for oppførsel og organisasjonskultur skal STA-styret, ved leder, informere leder til den foreningen det gjelder. I de tilfeller et mulig brudd på prinsippene omhandler leder, eller leder er inhabil, skal nestleder informeres. Leder av STA-styret skal deretter innkalle involverte parter til en samtale. Avhengig av sakens omfang gjennomføres møtet individuelt eller samlet. Målet er å få mer informasjon om et antatt brudd fra de ulike partene, og utforme en felles vei videre.

  1. b) Ved andre antatte brudd på STAs prinsipper for oppførsel og organisasjonskultur vil studentaktiviteten få en skriftlig advarsel som sier at de har fått to advarsler i STAs system, og innkalles deretter til et nytt pliktig møte med STA (slik punkt 1).
  2. c) Ved tredje antatte brudd på STAs prinsipper for oppførsel og organisasjonskultur vil studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at de har fått tre advarsler i STAs system, og at det vil bli reist en utestengelsesak mot studentaktiviteten. Saken vil behandles av Studentparlamentet. I de tilfeller en utestengelsesak skjer skal UiA informeres.

Advarsler

Etter første møte, og der man ser at et brudd er skjedd, gis det en prikk. Prikk gis eventuelt i etterkant av hvert møte. Ved tredje prikk vil studentaktiviteten få en skriftlig advarsel som sier at de har fått tre advarsler i STAs system, og at det vil bli reist en utestengelsesak mot studentaktiviteten. Saken vil behandles av Studentparlamentet.

Om en studentaktivitet har fulgt alle reglement og vedtekter gjennom 12 måneder, uten å ha fått nye advarsler, blir en advarsel tatt bort.

Relevante lenker

Revidert 27.05.2020